Vems uppgifter behandlar vi?

● Medlemmar
● Tjänsteleverantörer
● Intressenter
● Personal
● Arbetssökande
● Besökare på vår webbplats

Varifrån får vi uppgifterna?

● Vi får medlemsuppgifterna från medlemmen själv och från Finlands Journalistförbunds medlemsregister
● Tjänsteleverantörens uppgifter får vi från tjänsteleverantören själv
● Intressenters uppgifter får vi från intressenten själv eller från offentliga datakällor
● Personaluppgifterna får vi från personalen
● Rekryteringsuppgifterna får vi från sökandena
● Vi skapar en statistisk översikt över antalet besökare på webbplatsen med hjälp av Squarespace Analytics-cookies. Vi vet inte vem en enskild besökare är.

Hur länge lagrar vi dina uppgifter?

● I allmänhet lagrar vi uppgifterna så länge det finns en grund för det.
● Tjänsteleverantörens uppgifter raderas inom 12 månader efter att avtalsförpliktelser har uppfyllts.
● För intressenter raderar vi uppgifterna inom 12 månader efter att samarbetet avslutats.
● Personalens uppgifter sparas efter avslutat anställningsförhållande på det sätt som föreskrivs i speciallagar, till exempel löneuppgifter i 10 år.
● Uppgifterna för de som deltagit i rekryteringsprocessen raderas inom 12 månader efter att processen avslutats.
● Data om webbplatsbesökare lagras i Squarespace Analytics i 14 månader. 

Obs! Lagringstider påverkas även av bland annat bokföringslagen. Enligt bokföringslagen ska kvitton för räkenskapsåret, korrespondens gällande transaktioner och annat redovisningsmaterial sparas i sex år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutas. Om räkenskapsåret avslutas exempelvis den 30 april 2018, ska kvittona sparas fram till den 31 december 2024. Bokföringslagen kan därför i vissa avseenden medföra längre lagringstider för personuppgifter än de som nämns ovan.

Dina personuppgifter kan i vissa situationer sparas längre än så. Vi lagrar avtal och andra relevanta dokument i 10 år. Anledningen är preskriptionstiden för skadeståndsansvar som vanligtvis löper ut tio (10) år från det att skadan inträffat eller upptäckts

Obs 2! Allt material som vi har producerat och som rör RTTL:s verksamhet lagras permanent. Sådant material inkluderar protokoll, verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner.

Vi behandlar denna information

Vi behandlar endast information som du har gett oss eller som du har gett ditt samtycke till, till exempel:

● Namn
● Telefonnummer
● E-postadress
● Arbetsgivare
● Medlemsförening och avdelning 
● Personbeteckning
● IP-adress
● Yrkestitel

Dina rättigheter

Enligt 26 § i personuppgiftslagen har en person rätt att granska vilka uppgifter om denne som sparats i personregistret. Registrets datakällor är Journalistförbundets medlemsregister och medlemmen själv. Begäran om granskning ska skickas skriftligen till registrets kontaktperson och vara undertecknad. Den registrerade har rätt att kräva att felaktiga uppgifter om honom eller henne rättas. Begäran ska ange vilket material är föremål för begäran och när materialet har uppstått.

Varför behandlar vi dina uppgifter och på vilka grunder?

Föreningen behandlar personuppgifter för flera persongrupper. Huvudsyftet är att tillhandahålla medlemstjänster till föreningens medlemmar. Föreningen upprätthåller centralt en förteckning över sina medlemmar i enlighet med 11 § i föreningslagen. Förteckningen över HSJ:s medlemmar upprätthålls i Finlands Journalistförbunds medlemsregister. De lagrade uppgifterna används för att hantera medlemsrelaterade ärenden och i fackförbundets verksamhet samt för att hantera medlemsförmåner. Föreningens samarbetspartners kan också rikta marknadsföring till medlemmar om man gett sitt samtycke till det. Från icke-medlemmar samlar vi in sådana personuppgifter som är nödvändiga för att kontakta dessa personer.

Vilka andra behandlar dina uppgifter?

Föreningen använder endast högkvalitativa tjänsteleverantörer i behandlingen av personuppgifter, med vilka ett avtal har ingåtts om behandlingen av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Dessa leverantörer är bl a:

● Microsoft (t ex e-post)
● Creamailer (nyhetsbrev)
● Avoine (medlemsregister)
● TahtoGroup (it-resurstjänster)
● Visma (ekonomi- och personalförvaltning)
● Emce (ekonomiförvaltning, historiekarta)
● Accountor (personalförvaltning)
● Lyyti (utbildningar/andra evenemang)
● Webropol (enkäter)
● Intellipocket (presskort)
● CardPlus (presskort)
● Anygraaf (Journalists arkiv)
● Canon (e-arkiv)
● Futunion Oy (medlemsregister)
● Dessutom behandlas medlemsuppgifter av Journalistförbundet och dess medlemsföreningar 

Överföringar eller utlämnanden i enlighet med reglerna görs för medlemsförmåners del och endast till de samarbetspartners som måste verifiera medlemskapet innan en medlem beviljas en medlemsförmån. Utlämnande av information innebär att mottagaren kan använda informationen till exempel i sin egen marknadsföring. Vid överföring av information får mottagaren använda informationen endast i enlighet med föreningens instruktioner. Information överförs eller utlämnas endast i den utsträckning det är nödvändigt, till exempel till tidningens utgivare utlämnas endast medlemmens namn och adress. 

Hur skyddar vi dina uppgifter?

Vi skyddar internetanslutningen (https)

Manuella uppgifter:

Manuella uppgifter lagras i ett separat arkiv som endast är tillgängligt för anställda som är behöriga att behandla personuppgifter.

Uppgifter som behandlas med hjälp av IT:

Uppgifter som behandlas digitalt lagras i separata databaser som skyddas av allmänt använda tekniska skyddsmetoder. Allmänna dataskyddsbestämmelser följs vid behandling av uppgifter.

Uppgifterna kan användas av personer som hanterar föreningens medlemsuppgifter och som behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter.

Uppgifterna i registret är konfidentiella.

Överföring av data till områden utanför EU eller EES

Data kommer inte att överföras till områden utanför EU eller EES.